T.C.

SINDIRGI KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

GENEL ESASLAR

 

1- AMAÇ: Sındırgı ilçesindeki kamu kurum, kuruluş ve birimlerinde çalışma esasları ve imzaya yetkili makamları belirlemek, alt kademelere yetki verilerek sorumluluk duygularını geliştirmek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak, kamu hizmetlerinin etkin ve verimli şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

2-KAPSAM: Bu yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ile diğer Kanunlarla verilen görevler Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı veya görev ilişkili olan hizmet yürütmekte olan daire, birim ve kuruluşların yapacakları görev esasları, Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılma şekil ve şartlarını kapsar.

3-YASAL DAYANAK

İlçedeki genel idare kuruluşlarının yapacakları çalışmaların esasını teşkil etmek üzere; Bu yönerge, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 08.06.2011 tarih 27958 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, görev ve Çalışma Yönetmeliği, 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Resmi Yazışma Kurallarında Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.-

 

4- TANIMLAR

Bu yönergede yer alan deyimlerden;
         Kaymakamlık : Sındırgı Kaymakamlığını,
         Kaymakam : Sındırgı Kaymakamı ve Kaymakam Vekilini

Yazıı İşleri Müdürü: Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürünü

Birim : Bakanlıklara veya Genel Müdürlüklere bağlı ve Sındırgı'da teşkilatı bulunan daire müdürlüklerini

Birim Amiri : Daireleri yönetmekle sorumlu müdür, mühendis veya idare Şube Başkanlarını

Dilekçe : Yetkili bir makama imzalı veya elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen kişinin kendileri ve kamu ile ilgili istek ve şikayetleri içeren belgeyi Güvenli Elektronik İmza: 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak ve nitelikli elektronik sertifikaya dayanılarak üretilen imzayı ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI

5-TEMEL İLKELER VE KURALLAR :

a-Hizmetin aksamaması ve mağduriyetin önlenmesi için vatandaşların yasal taleplerinin en seri şekilde yerine getirilmesi, yasal olmayan taleplerde ise kanuni yönden yeterli açıklama yapılarak vatandaş memnuniyeti sağlanmalıdır.

b-Devredilen yetki devredilemez. Yetkilerin kullanımında azami dikkat ve hassasiyetin gösterilmesi gerekir.

c-Yetkiler sorumluluk anlayışı içerisinde, yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılmalıdır.

d-Her kademedeki yetkili, üstlerinin bilmesi gereken konuları takdir edip, zamanında bildirmekle yükümlüdür. Her kademede görev yapan personel sorumluluğu derecesinde bilmekle yükümlü olduğu konular hakkında aydınlatılır ve yetkileri derecesinde bilme hakkını kullanır. Kaymakam İlçenin tümüyle, İlçe İdare Şube Başkanları kendi birimiyle ilgili olarak bilme hakkını kullanırlar.

e-Gizli konular, 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu sınırları dahilinde sadece bilmesi gerekenlere gerektiği kadar açıklanır.

f-Yazılar, ekleri ve önceki süreciyle ile birlikte imzaya sunulur. Ekler ve imzaya sunulan yazılar başlıklı, gerekli işareti vurulmuş, numaralı ve onaylanmış olur.

g- Yazılar ilk yazan görevliden başlayarak, son imza aşamasına kadar sıralı memur ve yöneticiler tarafından paraf ve imza edilmelidir.

h- Yapılacak yazışmalarda ve imza yetkisini kullanmada ilke; hitap edilen Makamın teşkilat yapısındaki konumu ile birlikte konunun önem ve kapsamına bağlıdır.

i- Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak yapılır ve standardizasyona özen gösterilir. Üst ve denk makama yazılan yazılar; ' Bilgilerinize arz ederim', 'Gereğini arz ederim' '' Bilgi ve gereğini arz ederim' ast makamlara yazılacak yazılar: ' Bilgilerinizi rica ederim', ' Gereğini rica ederim', 'Bilgi ve gereğini rica ederim şıklarından uygun olanı seçilerek bağlanacaktır. Güvenli elektronik imzanın kullanıldığı birimler, paraf ve imza aşamalarını nitelikli elektronik sertifika kullanarak tamamlamalıdır.

j-Onaylarda sadece '' Olur '' ifadesinin kullanılması ve imza yeri için yeterli açıklık bırakılması gerekmektedir. Tarih bölümünün gün kısmı onay makamı için boş bırakılacaktır.

k-Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık, kısa ve öz olarak ifade edilmesi zorunludur.

l-Yazıların ilgili birimce hazırlanması, yazılması ve yayımlanması asıldır. Ancak ivedi veya gerekli görülen hallerde, yazı işleri müdürlüğünce hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir.

m-'Koruyucu Güvenlik Yönergesi' esasları özenle tatbik olunacak, personel, bina ve belge güvenliği kesinlikle sağlanacaktır.

n-İmza yetkilerinin devrinde Kaymakamlık makamından alınacak onayla ekleme ve çıkarma yapılabilir.

      o - İlçe İdare Şube Başkanlarının bulunmadığı ( izinli, raporlu ve görevli olduğu) hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra yetkiliye yapılan iş ve işlemlerden bilgi verilir.

p-Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar bizzat birim amiri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur.

q- Birim amirleri, kendi izinleri ile vekâlet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları bizzat kaymakam imzasına sunacaklardır. Kaymakam imzasına sunulacak diğer yazılar ( acil olanlar hariç) imza kartonu içerisinde yazı işleri müdürlüğüne teslim edilecektir. İmza için evrak öğleden önce ve sonra olmak üzere ( saat 10.00 -15.00 de ) iki kez makama sunulur.

r-llçe İdare Şube Başkanları, daireler arası ve daire içi iş ve işlemlerle ilgili hususlarda Kaymakamlık Makamına bilgi vermek ve yazılacak yazılarla ilgili görüş almak üzere Kaymakamlığa uygun görülen her saatte gelebilirler.

s-Kaymakamın İlçe hudutları dışında görevli veya izinli bulunması halinde Kaymakamlığa vekâlet hususunda ilgili tüm kurumlara önceden bilgi verilecek, göreve başlayışı ayrıca bildirilecektir.

t-İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.

u-Tekit yazıları yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekit'e meydan verilen birimlerde, ilçe idare şube başkanlarıyla birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu olacaklardır.

v-Bütün birim amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılarda ve yapılan işlerde doğrudan Kaymakama karşı sorumludur.

6-SORUMLULUK:

a)Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve Yönerge hükümlerine göre hareket edilmesinin denetiminden ilgili birim amirleri

b)Kaymakamlıkta kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların korunmasından Yazı İşleri Müdürü ve tüm personel sorumludur.

7- UYGULAMA ESASLARI

A- BAŞVURULAR

Vatandaşlar, Anayasamızın 74. maddesi ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun uyarınca kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahiptirler. Vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikâyetlerine Kaymakamlık Makamı daima açıktır.

Başvurularla ilgili olarak, aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması Kaymakamlığımızca uygun görülmüştür. Bu Yönergede belirtilen ilke ve esaslara göre, Kaymakamın görmesi ve bilmesi gerekmeyen dilekçelerin Kaymakamlıktan havale edilmesi şartı aranmayacaktır. Bu tasnif bizzat birim amirlerince yapılacaktır.

Bu Yönergede belirtilen ilke ve esaslara göre; Kaymakamın görmesini ve/veya bilmesini gerektirmeyen,

-Tapu kayıt talepleri,

-Çeşitli yardımlar için müracaat talepleri ve formlar,

-Yeşil kart talep, iptal ve kayıt alınması… vb.

-Tüketici sorunları ile ilgili başvuru

-Diğer kurumlara yazılmış olup, Kaymakamlıktan havalesi istenen dilekçeler gibi birimlerin rutin olarak yürüttükleri işlemlerine ilişkin dilekçeler Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü havalesinden geçtikten sonra, ilgili birimce kabul edilerek işlemi yürütülecektir.

1-Bütün Birim Amirleri, kendi konularıyla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya kanuni bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler. Bunlar dışında tasarrufa müteallik konular ya da şikayet ve soruşturmayı kapsayan dilekçelere ilişkin havale ve cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.

2-Kendisine başvurulan birim amiri, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunularak verilecek direktife göre gereği yapılacaktır.

3-Kaymakamlık Makamına doğrudan yapılan başvurular; bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde, kaydı yapılıp ilgili kuruluşun adı dilekçe üzerine yazılmak suretiyle ilgili daireye havalesi İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konularak sonucu yukarıdaki esaslar doğrultusunda dilekçe sahibine yazılı olarak bildirilecektir.

4-Basında (yerel, ulusal, yazılı ve görsel basın) çıkan ihbar, şikayet ve dilekler ilgili birim amiri tarafından, herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan doğruya veya Kaymakamın uyarısı üzerine dikkatle incelenerek sonuç en kısa zamanda Kaymakama bildirilecektir. Basına gönderilecek cevap şekli Kaymakam tarafından takdir olunacaktır.

B-EVRAK HAVALESİ - GELEN YAZILAR

1-Çok gizli, kişiye özel yazılar ve şifreler Kaymakam tarafından havale edilerek kaydı tutulacaktır.

2-Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün yazılar, Kaymakamlık 'Evrak Bürosunda' açılacak, ilgili memur tarafından gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılacak, Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra, diğerleri Yazı İşleri Müdürü imzası ile ilgili dairelere havale edilecektir. Gelen evraktan önem arz edenleri Kaymakam mutlaka görecektir.

3-Birim Amirleri kendilerine gelen evrak arasında Kaymakamın görmesini gerekli buldukları evrak hakkında derhal Kaymakama bilgi vererek talimatını alacaklardır.

4-Kaymakamlıkça havale edilen dilekçeler onay anlamında olmadığından, ilgili kurumca yasal gereğine göre işlem yapılacaktır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İMZA YETKİLERİ

7- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR :

a-Re'sen yazılan Kamu Hizmet ve Yatırımlarına Yönelik yazılar,

b-Vali imzasıyla gelen yazılara verilen cevaplar ile Valiliğe sunulan Kaymakamlık görüş ve tekliflerini içeren yazılar.

c-5442 İl İdaresi Kanunu gereği Muhasebat ve İhtisasa dayanan müteferrik konular hariç olmak üzere Valilik Makamına, Emniyet, Askeri Makamlara, Adli Merciler (cevaplar hariç)'e ve diğer üst Makamlara yazılacak yazıların tamamı

ç-Güvenliğe ve asayişe ilişkin her dereceden yazılar.

d-Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve diğer mevzuata göre doğrudan doğruya Kaymakam tarafından imzalanması gereken görüş, izin, muvafakat veya kararlara ilişkin yazılar

e-Gizli, çok gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel dereceli yazılar ile şifreler

f-Kaymakamlık tarafından yayımlanacak genelge, yönerge ve direktifler

g-Disiplin soruşturmalarının başlatılması, disiplin amiri sıfatı ile savunma istem ve ceza yazıları, görevden uzaklaştırma, göreve iade ve 4483 sayılı Kanuna göre ön inceleme ve araştırma yapılmasına ilişkin yazılar

ğ-Prensip, yetki ve uygulama gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar.

h-5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu gereğince, Kaymakamlık tarafından birim amir ve memurlarına taltif, tekit ve tecziye maksadıyla yazılan yazılar.

ı-Kaymakamın, harcama yetkilisi olarak imzalayacağı harcama onayı ve ödeme emri belgeleri

i-Açıktan veya naklen ataması yapılan personelin göreve başlayış ve ayrılışına ilişkin yazılar

j-Halk sağlığı, bulaşıcı hastalıklar, çevre sorunları ve hayvan sağlığı ile ilgili yazılar

k-Kalkınma planı ve programları ile ilgili yazılar.

l-Kadro ve ödenek talepleri ile ilgili yazılar.

m-Tekit yazıları ve tekitlere verilen cevaplar.

n-Siyasi partilerle ilgili işlemler.

o-Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar.

8- KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR :

a-Her türlü izin talepleri.

b-İçişleri Bakanlığına bağlı daireler için harcamaya esas onay yazıları

c-Atama ve Yer değiştirme teklif ve onayları.

ç-Memurların ve kamu araçlarının ilçe dışına geçici görevlendirilme onayları

d-Kira sözleşmeleri, birimlere ait lüzum müzekkereleri ile satın alma ve harcama onayları

e-İnceleme ve Soruşturma onayları.

f-İlçede faaliyette bulunan umuma mahsus yerlere ilişkin onaylar

g-Ateşli silahlarla ilgili onaylar.

g-Yasa, Tüzük, Yönetmelik ve diğer düzenleyici işlemlere göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması gereken hususlar.

ğ-Sağlık raporlarının izne dönüştürülmesi onayları.

h-İlçe adına mukavele akdi, vekalet verilmesi ve vekil tayini onayları

ı-Halk eğitim ve özel eğitim kursları açılışları, hizmet içi eğitim ve dairelerin kendi içlerindeki denetleme programlarına ilişkin onaylar

j-Kamu görevlilerinin derece terfi ve özlük haklarına ilişkin onayları

k-2911 Sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu ile ilgili onaylar

9- YAZI İSLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR :

Kaymakamlığa gelen 'gizli', 'çok gizli', 'kişiye özel', 'isme', yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı işleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

a-'İvedi', 'Çok İvedi', 'Günlü' ibareli yazılar ile (Telgraf, faks gibi) Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Makama bilgi verilir.

b-Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur.

c-Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin bir şekilde gereğinin yapılması gereken her türlü evrak ve dilekçe (nüfus kaydı, yeşil kart, vakıf ile ilgili her türlü talep yazıları, Kaymakamın havalesini gerektirmeyen her türlü evrak, askerlik şubesinden gelen rutin evraklar vb.) Kaymakam adına İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

d-Sındırgı Kaymakamlığı, Yazı İşleri Müdürlüğü Mührü ile bağlı birimlerin mühürlerini muhafaza etmek ve Kaymakamlık mührünü gerektiren işlemlerden, Makamın imzasından sonra mühür işlemini yapmak

e-Kaymakamlık Makamına yazılan her türlü teklif yazıları,

f- Kaymakam tarafından imzalanması gerekli görülmeyen resmi yazıların birimlere gönderilmesi,

g-Tebligat işlemleri,

h-Önemi itibariyle Kaymakam tarafından imzalanacak olanlar dışında kalan Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla Özel Kuruluş ve Kişilerle ilgili yapılacak yazışmalar,

i-Muhtarlıklardan gelen bakım belgeleri ile muhtarlıkların mühür ve imzalarının tasdikinden ibaret belgeleri,

j-Askerlik Şubesi Başkanlıklarından gelen Askerliğe çağrı pusulalarının tebliği, sefer görev emirlerinin tebliği, takibin durdurulması, yoklama kaçağı, bakaya, firar gibi yükümlülerin yakalanmasıyla ilgili evrakların güvenlik birimlerine havalesi, 1111 Sayılı Askerlik Kanunu gereği, karar alınmasına ilişkin yazıların İdare Kuruluna havale iş ve işlemleri.

k-Kaymakamın yokluğunda daireler arası acil yazışmaların imzalanması, 3091 Sayılı Kanuna göre tahkikat memurlarının görevlendirilmesi (onay makamdan alınacaktır)

l-Yüksek öğrenim öğrencilerinin kredi veya yurt başvurularında ailesinin ekonomik ve sosyal durumunu belgeleyen evrakın tasdiki

m-İlçemiz mülki sınırları içerisinde resmi kurumlar tarafından düzenlenen ve vatandaşlarımız tarafından yurtdışındaki mercilere ibraz edilmek üzere talep edilen Apostil'lerin imzalanması. (Apostil Tasdiki)

n- Yurtdışı bakım belgelerinin onaylanması,

p-Kaymakam tarafından doldurulup, kapalı zarflanan Sicil Raporlarının gereği ve bilgi için ilgili yerlere gönderilme yazıları

q-4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen 'Soruşturma İzni Verilmesi' ve 'Soruşturma izni Verilmemesi' kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğ işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,

r-Mahalle muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar, mahalle muhtarlarının görev belgeleri tasdiki,

s-İkamet ettiği mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiş olmak kaydı ile, Kredi Yurtlar Kurumuna, Başbakanlık Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya Üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik 'Meslek Beyan Belgeleri'

t-Tahkiki ricasıyla kurumlara gönderilecek yazıları imzalamaya yazı işleri müdürü yetkilidir.

u-Kaymakamın İlçe dışında bulunması halinde ve hemen dönmesi mümkün görülmeyen zamanlarda kaymakam tarafından imzalanması gereken, ancak özellik ve ivediliği nedeni ile gecikmesinde sakınca bulunan ve imzalanması için Kaymakamın talimat verdiği yazılar.

p-Çok önemli bir konu ihtiva etmeyen başvuru dilekçelerinin incelenmesi veya bilgi istenmesi için şahıslara ve kuruluşlara yazılan yazılar.

q-Kaymakam tarafından imzalanması uygun görülen diğer yazılar ile Kaymakam Makamda bulunmadığı zamanlarda kurumlara ait resmi araç görevlendirme yazıları,

r-Yukarıda belirtilen yetki devri ihtiva eden yazılar, Yazı İşleri Müdürü tarafından,

Halil İbrahim AKMEŞE

                        Kaymakam A.

 Yazı İşleri Müdürü

Şeklinde yazılarak imzalanacaktır.

10 - BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR :

Birim amirleri; Kaymakam adına dairelerinin yürüttüğü iş ve hizmetleri azami tasarrufa uyarak verimli, hızlı ve kaliteli şekilde gerçekleştirilmesini temine çalışır, her türlü, izleme ve denetleme yetkilerini kullanır. Bu amaçla: Birim Amirleri genel prensip olarak;

1- Memurların iş bölümünde görev alanlarına giren konularla ilgili hizmet ve işlemlerini baştan sona yürütüp sonuçlandırmalarını izler ve denetlerler.

2- Görev esnasında, birbirleriyle ve memurlarıyla verimli, uyumlu ve olumlu bir işbirliği içinde bulunurlar.

3-Kendilerine bağlı birimleriyle ilgili komisyon ve komitelerin sekreterliğini yapar, zamanında toplanmalarını ve alınan kararların uygulanmasını sağlarlar.

4-Kendilerine bağlı birimlerde iş disiplinine ve mesai saatlerine, dairelerde düzen, tertip ve temizliğe uyulmasını sağlarlar. Hizmet ve iş akımında görülen sorunları giderirler.

5-Kamu personelinin kılık ve kıyafetini, tutum ve davranışlarını 657 sayılı Devlet Memurlar Kanununa ve kurumların varsa özel mevzuatlarına göre denetler, aykırı hareketleri olanlar hakkında yasal çerçevede gereğini yaparlar.

BİRİM AMİRLERİNE VERİLEN GENEL İMZA YETKİLERİ

Birim amirleri kendi aralarında ve İl teşkilatları ile; Valilik kanalından geçirilmeyen her türlü yazılara verilecek cevaplar ile, bir hüküm ve karar ifade etmeyen, yaptırım niteliği taşımayan, sadece bilgi aktarılmasına yönelik, hesaba ve teknik hususlara ilişkin olan ve mutat olarak gönderilen istatistiki bilgilere ait konularda Kaymakam adına (Kaymakam a.) ibaresini kullanmaksızın, Valilik ve Kaymakamlık kanalından geçirmeksizin kendi imzaları ile yazışmalarını yapacaklardır. Buna göre aşağıdaki hususları kapsamaktadır:

a-Emir ve Talimat içermeyen tamamı ile teknik, rutin, iş ve işlemlere ait yazışmalar kurum ve kuruluş birim amirleri imzasıyla yatay olarak yapılacaktır.

b-Üst Kurum ve birimlerden gelen, Kaymakam incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan genelge, genel emir, prensip emirleri ve yazıların alt birimlere duyurulmasına ilişkin yazılar

c-Personele verilen kadro ve derecelerin duyurulmasına ilişkin yazılar.

d-Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge veya bilgi istenmesine ilişkin yazılar

e-Herhangi bir ihbar ve şikâyet içermeyen ve Kaymakamın takdirini gerektirmeyen mutat dilekçe havaleleri ve bu dilekçelere (başvurulara) verilecek cevaplar.

f- İlçe içinde Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar

g-Tip formlar ile bilgi alma ve verme niteliğinde olan Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan yazılar

h-Kendisine bağlı alt birimlere, teşkilatlarının içişleriyle ilgili genel prensip arz etmeyen teknik ve mali konularda yazılan yazılar

i- Kaymakamın imzalayacağı ve onaylayacağı yazıların parafı

j-Müdür Yardımcılarının ve şube müdürlerinin dışında kalan tüm personelin, Kaymakamlık Makamından toplu onay alındıktan sonra yıllık izinlerinin kullandırılmasına ilişkin onaylar

k-Yıpranan Taşınır Mal Defterinin yenilenmesine ve düşümüne ilişkin onay ve yazılar

l-Kurumların belli dönemlerde üst makamlara mutat olarak gönderecekleri istatistikî bilgilere ait çizelge ve yazılar

m-Kurum personelinin hizmet birleştirilmesi, terfi değerlendirmesi, özlük hakları vb. konulardaki taleplerine dair ilgili mercilere yazılan yazıların imzalanması

n- Yanlış gelen bir yazının ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar

p-İl İdare Şube Başkanları tarafından Vali adına imzalanarak İlçeye gelen tüm yazışmalar, İlçe İdare Şube Başkanları Kaymakam. A imzalayarak cevap verilecektir.

q-Yeni bir hak ve yükümlük doğurmayan, Kaymakamlık Makamının takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliğini taşımayan kurumlar arası mutat yazılar ile alt ve eş makamlara yazılan aynı benzerlikte diğer yazılar.

Yukarıda sayılan birim amirlerine verilen genel imza yetkilerine ilaveten ayrıca; İlçe Jandarma Komutanı, İlçe Emniyet Müdürü, Milli Eğitim Müdürü, Nüfus Müdürü, ilçe Sağlık müdürü, İlçe Müftüsü ve İlçe Tarım Müdürü'ne aşağıda belirtilen hususlarda özel yetki devrinde bulunulmuştur.

A- İLÇE JANDARMA KOMUTANINA DEVREDİLEN YETKİLER

a)Yoklama kaçağı, Bakaya ve firari durumlarda olup, Aranan ve yakalanalar hakkında ilgili kurumlara yazılan yazılar.

b) Av tezkerelerine ilişkin onaya hazırlık işlemleri.

c)Tekel dışı bırakılan patlayıcı maddelerle av malzemesi ve benzerlerinin taşınması, saklanması, depolanması, satışı, kullanılması, yok edilmesi ile denetlenmesine ilişkin usul ve esasları gösteren tüzük hükümlerine göre yürütülecek iş ve işlemler.

d)Suç işlenmesini caydırmak ve önlemek, suç işlenmesi halinde failleri ve sorumluları ile ilgili olarak yapılacak her türlü iş ve işlemlerle ilgili yazılarla, tutanaklar, ilgili adli ve mülki makama sunuş yazıları.

B- İLÇE EMNİYET MÜDÜRÜNE DEVREDİLEN YETKİLER

a)Yoklama kaçağı, Bakaya ve firari durumlarda olup, Aranan ve yakalanalar hakkında ilgili kurumlara yazılan yazılar.

b)Suç işlenmesini caydırmak ve önlemek, suç işlenmesi halinde failleri ve sorumluları ile ilgili olarak yapılacak her türlü iş ve işlemlerle ilgili yazılarla, tutanaklar, ilgili adli ve mülki makama sunuş yazıları.

c)Tekel dışı bırakılan patlayıcı maddelerle av malzemesi ve benzerlerinin taşınması, saklanması, depolanması, satışı, kullanılması, yok edilmesi ile denetlenmesine ilişkin usul ve esasları gösteren tüzük hükümlerine göre yürütülecek iş ve işlemler.

d) Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasına ilişkin yazıların imzalanması,

e) Av tezkerelerine ilişkin onaya hazırlık işlemleri.

f)Kaymakamlıktan toplu onay alındıktan sonra, İlçede görevli personelin (Mazeret izinleri hariç) izin onayları,

C- İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜNE DEVREDİLEN YETKİLER

a) Öğretmenlerin, öğrencilerin ve diğer personelin sportif temaslar, gezi ve benzeri amaçlarla İlçe içinde görevlendirilmelerine ilişkin görev ve araç onayları.

b) İlköğretim ve orta dereceli okulların İlçe içi gezi onayları

c) İl ve İlçede yapılan her türlü yarışma onayları ve bunlara ilişkin yazılar.

d)Kaymakamlık Makamından alınan toplu onaydan sonra Milli Eğitim personeline verilecek yıllık izin onayları.

e) Şahıs emeklilik işlemleri, emekliye ayrılanların aylık durumlarının bildirilmesine ilişkin iş ve işlemler.

f) Ek ders ücret onayları.

g) Kadrolu, vekil ve dışarıdan ücretli Öğretmenlerin ücret çizelge onayları

h) Resmi ve Özel Öğretim Kurumları yöneticileri ücret çizelge onayları

i) Taşımalı Eğitim araç ve şoför değişiklik onayları.

j) Sicil, özlük, kültür, hesap işleri ile ilgili iş ve işlemler.

k) Özel öğretim kurumlarının açılması ve kapanmasına ilişkin iş ve işlemler hariç olmak üzere, personel onayları dâhil her türlü iş ve işlemleri.

l) Okullarda ücretsiz açılan kurs onayları.

m) İhtiyaç duyulması halinde Halk Eğitim Merkezine bağlı kurs açılması onayları

n) Her türlü merkezi sistem sınavlarında görevlendirilecek personel onayları

o) Özel Eğitim Kanuna tabii kurumlarda yapılan sınavlarda görevlendirilecek personel onayları.

p) Spor Salonu tahsisi

q) Okullarda öğrencilere verilen yemeklere ilişkin izin onayları. (Her türlü sağlık koşullarına uygunluğu bakımından ilçe Sağlık Müdürlüğü ve belediye denetimleri saklı kalmak ve uygulanmak koşuluyla)

r) Okul müştemilatında kalmak isteyen bekçi ve görevlilerinin oturum izin onayı

s) Yarışma inceleme, değerlendirme, kutlama ve anma programlarında görevlendirilen öğretmenlerin ücret onayları.

t) Okul Müdürlerinin izin vekâlet onayları

D- İLÇE NÜFUS MÜDÜRÜNE DEVREDİLEN YETKİLER

a) Vatandaş dilekçelerinin (tahkikatlı ölüm işlerine ait dilekçeler de dahil) havale ve sevk işlemleri.

b) Nüfus işleriyle ilgili olarak yapılan başvuruları kendi birimlerine havale etme yetkisi.

c) Tescil işlemleriyle ilgili İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar.

d) Doğrudan nüfus müdürlüklerine, askerlik şubeleri ve adli merciler tarafından yazılan yazılara verilecek cevaplar.

e) Maddi hataların düzeltilmesine ilişkin yazılar.

f) Nüfus kanunu uyarınca bizzat nüfus müdürü tarafından imzalanması öngörülen yazılar.

E- İLÇE SAĞLIK MÜDÜRÜNE DEVREDİLEN YETKİLER

a) İl Sağlık Müdürlüğüne gönderilecek periyodik istatistik cetvelleri ve bilgileri.

b) Psikolojik rahatsızlığı olan hastaların sevk işlemlerine dair ilgili birimlerle yapılan yazışmalar.

c) Kaymakamlık makamından toplu onay alındıktan sonra personelin yıllık izinleri,

d) İlçe içi personel görevlendirme yazıları.

e) Görev alanına göre inceleme ve denetleme faaliyetlerine ilişkin yazılar.

f) İlçe Sağlık Müdürlüğünün daha etkin ve verimli hizmet sunabilmesi ile ilgili olarak bünyesinde yapılacak tüm uyarıların İlçe Sağlık Müdürünce yapılması.

g) Devlet Hastanesi bünyesinde bölümler arası personel görevlendirme onayları Devlet Hastanesi Baştabibince yapılması.

h) Devlet Hastanesinin etkin ve verimli hizmet sunabilmesi ile ilgili olarak hastane bünyesinde yapılacak tüm uyarılar Devlet Hastanesi Baştabibince yapılması.

F- İLÇE MÜFTÜSÜNE DEVREDİLEN YETKİLER

a) Esasa taalluk etmeyen yazılar.

b) Kaymakamlıktan toplu onay alındıktan sonra personelin yıllık ve hastalık izinleri,

c) Görev alanına göre inceleme ve denetleme faaliyetleri.

d) İlçede bulunan tarihi vasıftaki camilerin gezi, fotoğraf çekme gibi izin onayları.

e) Belirli dönemlerde İl Müftülüğüne ve üst mercilere gönderilecek istatistikî ilgiler ve cetveller ile bilgi vermek amacıyla hazırlanan yazılar.

G- İLÇE TARIM MÜDÜRÜNE DEVREDİLEN YETKİLER

a)Belirli dönemlerde İl Müdürlüğüne ve üst mercilere gönderilecek periyodik, istatistikî bilgiler ve cetveller ile bilgi vermek amacıyla hazırlanan yazılar.

b) 5403 Sayılı Kanun uyarınca İcra Müdürlüğü vb.. kurumlara gönderilen yazıların imzalanması.

c) Kaymakamlıktan toplu onay alındıktan sonra personelin yıllık ve hastalık izinleri.

d) Tüketici Sorunları ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi.

11- MAHALLİ İDARELERİN YAZIŞMALARI :

a-5393 sayılı Belediye Kanunun 78. Maddesi hükümleri uyarınca, belediyeler Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla Doğrudan yazışabilir. Ancak; Kaymakamlık kanalıyla gelen ve üst makamlara cevabı gerektiren yazılar belediye tarafından Kaymakamlık makamına yazılmak suretiyle kaymakamlık tarafından üst makamlara gönderilecektir.

b-Mahallerin ve bunların kurmuş oldukları birliklerin merkez kuruluşlarıyla ilgili yazışmaları Kaymakamlık aracılığı ile yapılır.

12- YAZIŞMA USULÜ :

a-Yazışmalar; 02.12.2004 tarih ve 25658 Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Resmi Yazışma Kurallarında Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılacaktır.

b-Bazı Kamu Kurum ve Kuruluşlarımızca yazılan yazıların alt bölümünde adres, telefon, fax, elektronik posta adresi, irtibat kurulacak personel ve elektronik ağ adresinin bulundurulması ve güvenli elektronik imza Yetkisi verilen yetkililerin imzalayacakları yazılarda bu hususları dikkate alması gerekmektedir.

13- YÜRÜRLÜK ve YÜRÜTME

a- Bu Yönerge 21/10/2014 tarihinde HÜKÜMLER: yürürlüğe girer.

b- Bu Yönerge hükümlerini Sındırgı Kaymakamlığı yürütür.

 

14- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN :

Bu yönergenin yürürlüğe girmesiyle Sındırgı Kaymakamlığınca çıkarılan 20.06.2012tarihli imza yetkileri yönergesi yürürlükten kalkmıştır.

                                                                                                                                                                                                                        

                                                                                                                                                                                                               Zafer OKTAY

                                                                                                                                                                                                                Kaymakam